¿Cuándo debe celebrarse la reunión ordinaria de socios o accionistas?
La reunión ordinaria de la junta directiva, socios o accionistas debe celebrarse anualmente, al menos en una ocasión, conforme a las fechas indicadas en los estatutos de la sociedad o dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada año o ejercicio. Para la mayoría de las empresas colombianas cuyo año fiscal coincide con el año calendario, el plazo vence el 31 de marzo.
Este plazo no es sugerido: es una obligación legal establecida en el Código de Comercio y en la Ley 1258 de 2008 para las sociedades SAS. No celebrar la reunión ordinaria dentro del plazo puede generar sanciones por parte de la Superintendencia de Sociedades para las empresas sujetas a su vigilancia y control.
Documentos que se deben preparar para la asamblea ordinaria
La asamblea ordinaria no es solo una reunión de trámite. Exige una preparación documental específica cuyos plazos de elaboración y entrega a los socios están regulados por ley. Los documentos principales que deben presentarse para aprobación son:
- Estados financieros del ejercicio (balance general, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio y flujo de efectivo), acompañados de las notas a los estados financieros.
- Informe de gestión de los administradores, con la situación jurídica, económica y administrativa de la sociedad.
- Proyecto de distribución de utilidades o propuesta de absorción de pérdidas, según el resultado del ejercicio.
- Dictamen del revisor fiscal, cuando la sociedad esté obligada a tenerlo (activos o ingresos superiores a los umbrales del artículo 203 del Código de Comercio).
Cuando la sociedad distribuye dividendos en la asamblea, es importante tener en cuenta el impacto tributario de esa decisión, especialmente para las empresas holding. Revisa nuestro análisis sobre los dividendos gravados con ICA según el fallo del Consejo de Estado para evaluar si esa distribución genera obligaciones adicionales de ICA en el municipio.
¿Cómo se convoca válidamente a la asamblea ordinaria en Colombia?
La convocatoria debe realizarse con la anticipación mínima establecida en los estatutos sociales o, en su defecto, la que señala la ley. Para las sociedades anónimas y de responsabilidad limitada, el Código de Comercio establece un plazo mínimo de 15 días hábiles antes de la reunión. Las SAS pueden definir un plazo diferente en sus estatutos.
La forma de la convocatoria también importa: debe hacerse por el medio establecido en los estatutos —correo físico, correo electrónico, aviso en periódico de circulación nacional o publicación en la Cámara de Comercio— y dejar trazabilidad documental que permita probar que fue enviada y recibida.
Reuniones virtuales y mixtas — marco legal vigente en 2026
Las reglas relativas a las reuniones no presenciales son igualmente aplicables a las reuniones mixtas —aquellas que permiten la presencia física y virtual simultánea de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva. El Decreto 176 de 2021, que reguló de forma temporal las reuniones pendientes de los ejercicios 2019 y 2020, no está vigente. Su aplicación fue temporal y ya no aplica.
Las reuniones virtuales de asambleas y juntas directivas están hoy reguladas de forma permanente por la Circular de la Superintendencia de Sociedades y por las disposiciones de gobierno corporativo que cada sociedad adopte en sus estatutos. Para las SAS, existe amplia libertad estatutaria para definir los mecanismos de participación remota.
Obligaciones de reporte ante la Supersociedades y la SIC en 2026
Las sociedades sujetas a vigilancia y control de la Superintendencia de Sociedades tienen la obligación de enviar a esa entidad, en las fechas establecidas, información financiera y administrativa del período. Las fechas exactas y los formatos requeridos se publican anualmente en la página web de la Supersociedades.
Las sociedades con activos superiores a 100.000 UVT que manejen datos personales en calidad de responsables tienen la obligación de registrar anualmente sus bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Adicionalmente, las personas jurídicas de naturaleza pública y las sociedades o entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT deben actualizar en el RNBD la información de los reclamos presentados por los titulares de datos dentro de los 15 primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada anualidad. Para conocer el valor de 100.000 UVT en pesos para 2026, consulta el valor del UVT vigente publicado por la DIAN.
Si tu empresa enfrenta dificultades financieras que impiden la aprobación de un plan de saneamiento en la asamblea, es importante conocer los mecanismos que ofrece la Ley de Insolvencia en Colombia para reestructurar las obligaciones sin necesidad de liquidar.
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