Montar una startup en Colombia es relativamente rápido: en un par de días tiene la SAS constituida y el RUT expedido. Pero la contabilidad no es algo que pueda dejar para después. Desde el día uno hay obligaciones que cumplir y, si no las conoce, las sanciones llegan más rápido de lo que cree.

Este artículo le dice exactamente qué obligaciones contables y tributarias tiene su startup en el primer año de operación, mes a mes, para que no se le pase ninguna. Está escrito pensando en el fundador que no es contador, sino alguien que está construyendo un negocio y necesita entender lo básico sin vueltas.

Antes del calendario: la decisión que lo cambia todo (régimen ordinario o SIMPLE)

Antes de mirar cualquier calendario, hay una decisión previa que determina qué obligaciones tendrá realmente su startup: en qué régimen tributa. En Colombia existen dos caminos.

Régimen ordinario. Es el régimen general. Bajo él, su startup declara y paga el impuesto de renta, el IVA (si es responsable), el ICA en cada municipio y actúa como agente de retención en la fuente. Es el escenario que describe el calendario mes a mes de más abajo.

Régimen Simple de Tributación (SIMPLE). Es un régimen opcional pensado para pequeñas empresas y emprendedores. Unifica en una sola tarifa el impuesto de renta y el ICA (con sus complementarios de avisos y tableros y sobretasa bomberil), se liquida con anticipos bimestrales (formulario 2593) y una declaración anual (formulario 260). Sus principales efectos prácticos son:

• Renta e ICA integrados en una tarifa progresiva única, que va aproximadamente del 1,2 % al 14,5 % según la actividad económica y el nivel de ingresos.
• IVA anual: si su startup es responsable de IVA, sigue declarándolo, pero de forma anual consolidada en lugar de bimestral (algunas actividades muy específicas, como tiendas o peluquerías, quedan como no responsables de IVA dentro del SIMPLE).
• Sin retención en la fuente: a los contribuyentes del SIMPLE no les practican retención de renta ni de ICA, y ellos tampoco la practican a sus proveedores, con excepción de los pagos laborales.

Para inscribirse en el SIMPLE, la startup debe cumplir varios requisitos: ser una sociedad cuyos accionistas sean todas personas naturales residentes en Colombia, haber tenido ingresos brutos en el año anterior inferiores a 100.000 UVT (alrededor de $5.000 millones en 2026), estar al día con sus obligaciones tributarias y de seguridad social, e inscribirse antes del 31 de enero del año en que quiere aplicarlo (o al momento de constituirse, si es nueva). Quien pertenece al SIMPLE se identifica con la responsabilidad 47 en el RUT.

Ojo con el capital extranjero o los fondos. Si su plan es levantar inversión de un fondo de capital privado o de un socio extranjero, tenga presente que el SIMPLE exige que todos los accionistas sean personas naturales residentes. La entrada de un fondo o de un inversionista persona jurídica o no residente la sacaría del régimen. Para muchas startups con vocación de inversión, el régimen ordinario termina siendo el camino natural.

Cuál de los dos conviene depende de sus márgenes, sus costos deducibles, su estructura de socios y su proyección de crecimiento. No hay una respuesta única, y es la primera conversación que vale la pena tener con un asesor antes de empezar a facturar. El resto de esta guía asume el régimen ordinario; si opta por el SIMPLE, varias de estas obligaciones se simplifican como se explicó arriba.

Obligaciones contables y fiscales del primer año: mes a mes (régimen ordinario)

Así se distribuyen las obligaciones de una startup en régimen ordinario durante su primer año de operación. Le conviene imprimir esta tabla y tenerla a la vista:

La autorretención “del CREE” ya no existe. El impuesto para la equidad CREE fue derogado por la Ley 1819 de 2016 y dejó de existir desde 2017. Lo que existe hoy es la autorretención especial a título de renta (Decreto 2201 de 2016), que solo aplica a las sociedades declarantes de renta que están exoneradas de aportes de salud, SENA e ICBF sobre los empleados que ganan menos de 10 salarios mínimos (art. 114-1 del E.T.). No es una obligación automática de toda startup.

Por qué el IVA es bimestral el primer año. No es una regla fija para siempre. Los nuevos responsables de IVA que inician actividades durante el año deben declarar de forma bimestral ese primer año. A partir del segundo año, la startup puede pasar a periodicidad cuatrimestral si sus ingresos brutos del año anterior fueron inferiores a 92.000 UVT (art. 600 del E.T.).

Primero lo primero: las responsabilidades en el RUT

Buena parte de las obligaciones anteriores dependen de cómo quede configurado su RUT al constituir la empresa. Al inscribirse, la startup debe definir, entre otras: si es responsable o no responsable de IVA, si actuará como agente de retención en la fuente, si queda como obligada a llevar contabilidad, y si se acoge al SIMPLE (responsabilidad 47) o permanece en el ordinario. Estas casillas no son un trámite menor: determinan qué debe declarar y con qué frecuencia. Vale la pena revisarlas con cuidado desde el inicio, porque corregirlas después implica una actualización del RUT y, a veces, declaraciones que ya se debieron presentar.

Los libros obligatorios (y cuáles se registran de verdad)

Aquí hay un punto que muchas guías desactualizadas siguen contando mal. Una SAS debe llevar estos libros:

• Libro de actas de asamblea de accionistas
• Libro de registro de accionistas
• Libro de actas de junta directiva (si la sociedad tiene junta)
• Libros de contabilidad (diario y mayor)

Pero no todos se registran ante la Cámara de Comercio. Desde el Decreto-Ley 019 de 2012 (Ley Antitrámites), que modificó el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, los libros de contabilidad ya no se registran en la Cámara de Comercio, y el libro de actas de junta directiva tampoco. Los únicos que se inscriben en el registro mercantil son:

• El libro de registro de accionistas
• El libro de actas de asamblea de accionistas

Los libros pueden llevarse en archivos electrónicos: esa posibilidad existe desde hace años (el Decreto 019 de 2012 y el Decreto 805 de 2013 la habilitaron), no es una novedad reciente. Si su startup usa un software contable en la nube que garantice la inalterabilidad de los registros, va por buen camino. Pero ojo: tener el software no basta si nadie registra las transacciones a tiempo. La responsabilidad de que la contabilidad sea confiable recae en la administración de la sociedad.

Software contable para startups

No necesita un ERP grande desde el primer día. Hay opciones prácticas diseñadas para empresas pequeñas: Alegra, Siigo, Xero, QuickBooks o Holded, entre otras. Lo importante es que el software cumpla con los requisitos técnicos de la DIAN para facturación electrónica y que genere los reportes necesarios para la contabilidad y las declaraciones. Si su startup maneja pocas transacciones, un software básico le sirve perfectamente el primer año.

El registro contable de la facturación electrónica

Un punto que muchos fundadores ignoran: cada factura electrónica que emite debe tener su registro contable. No basta con emitirla desde el sistema de facturación. Esa factura debe reflejarse en los libros de contabilidad como un ingreso, un costo o un gasto, según el caso. Si su contador no está cruzando la facturación electrónica contra los libros, es probable que al cierre del año los números no cuadren.

Errores comunes en él primer año

No separar las cuentas personales de las de la empresa. Es el error más frecuente. Muchos fundadores usan su tarjeta débito personal para pagar gastos de la startup y luego no saben cómo registrar eso. La recomendación es simple: desde el día uno, la startup debe tener su propia cuenta bancaria y su propio medio de pago. La contabilidad tiene que reflejar que ese gasto es de la empresa.

No facturar electrónicamente desde la primera venta. Aunque sea una venta de prueba o a un conocido, la DIAN exige factura electrónica desde el primer ingreso. No hay período de gracia para startups. No expedir factura puede acarrear sanciones que van desde multas hasta la clausura del establecimiento (arts. 652-1 y 657 del E.T.).

Olvidar las declaraciones de retención en la fuente. Muchas startups contratan freelancers o proveedores y al mes siguiente la DIAN les cobra intereses por no haber declarado las retenciones practicadas. Su contador debe estar al día con el calendario tributario. (Si su startup está en el SIMPLE, recuerde que allí, por regla general, no practica retención de renta, salvo la de pagos laborales.)

Lo qué pasa al final del primer año

Cuando cierra su primer año gravable, la startup debe presentar su declaración de renta (o la del SIMPLE, según el régimen). Aquí conviene aclarar algo: la renta no se declara “al cumplir el aniversario” de la empresa, sino por año gravable y en la fecha que asigne el calendario de la DIAN según los últimos dígitos del NIT. Una SAS constituida en 2025 declara el año gravable 2025 en las fechas que correspondan de 2026.

Además, hay que aprobar los estados financieros. Si la sociedad tiene varios accionistas, esto se hace en la asamblea ordinaria. Si es una SAS de un solo accionista, no hay asamblea: las decisiones las adopta y documenta el único accionista. En ambos casos se aprueban los estados financieros y se decide sobre las utilidades o pérdidas del ejercicio.

Es también el momento de revisar si la estructura societaria sigue siendo la adecuada y si necesita ajustar el capital. Muchas startups empiezan con un capital mínimo y al año descubren que necesitan aumentar el patrimonio, porque ya pidieron préstamos o porque los inversionistas lo exigen.

Un par de obligaciones adicionales que suelen aparecer al cierre: la información exógena (medios magnéticos), que se reporta a la DIAN de forma anual cuando la empresa supera ciertos topes, y la definición del grupo NIIF aplicable —la mayoría de las startups quedan en el Grupo 3 (microempresas) o en el Grupo 2 (NIIF para Pymes)—, que determina cómo se preparan sus estados financieros.

¿Necesita un revisor fiscal?

Muchas startups creen que están exentas de revisor fiscal, y en el caso de la SAS eso suele ser cierto al comienzo: a diferencia de otras sociedades por acciones, la SAS no está obligada a tener revisor fiscal por su sola naturaleza jurídica. La obligación aparece cuando supera ciertos topes.

Para 2026, una sociedad debe nombrar revisor fiscal si, al 31 de diciembre del año anterior, tuvo:

• Activos brutos iguales o superiores a 5.000 SMMLV (unos $7.117.500.000 en 2026), y/o
• Ingresos brutos iguales o superiores a 3.000 SMMLV (unos $4.270.500.000 en 2026).

Basta con superar uno de los dos topes. El fundamento es el parágrafo 2 del artículo 13 de la Ley 43 de 1990, y las cifras en pesos se actualizan cada año con el salario mínimo. Si su startup crece rápido, puede cruzar ese límite antes de lo que espera. La revisoría no es un gasto opcional: si la ley la exige y no la tiene, las sanciones pueden ser graves.

Preguntas frecuentes

¿Desde cuándo debe facturar electrónicamente mi startup?

Desde la primera venta. La factura electrónica es obligatoria desde el primer ingreso, sin período de gracia, y no expedirla puede acarrear multas e incluso la clausura del establecimiento.

¿Régimen ordinario o SIMPLE? ¿Cuál me conviene?

Depende de sus márgenes, costos deducibles y estructura de socios. El SIMPLE simplifica y unifica renta e ICA en una tarifa única, pero exige que todos los accionistas sean personas naturales residentes en Colombia, lo que puede no encajar si planea recibir inversión de fondos o socios extranjeros. Es la primera decisión que vale la pena consultar con un asesor.

¿Cada cuánto declara IVA una startup nueva?

El primer año, de forma bimestral, por ser “nuevo responsable”. A partir del segundo año puede pasar a cuatrimestral si sus ingresos del año anterior fueron inferiores a 92.000 UVT. En el SIMPLE, el IVA se declara de forma anual.

¿Tengo que registrar los libros de contabilidad en la Cámara de Comercio?

No. Desde 2012 los libros de contabilidad (diario y mayor) no se registran. Solo se inscriben el libro de registro de accionistas y el de actas de asamblea.

¿Mi SAS necesita revisor fiscal desde el principio?

En general, no. La SAS solo está obligada cuando supera los topes de activos (5.000 SMMLV) o ingresos (3.000 SMMLV) al cierre del año anterior. Por debajo de esos montos, no es obligatorio, aunque puede nombrarlo de forma voluntaria.

¿Cuándo presento mi primera declaración de renta?

Por el año gravable, en la fecha que asigne el calendario de la DIAN según su NIT, no en el aniversario de la empresa. Una SAS creada en 2025 declara ese año en 2026.

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